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合同審核

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注:

服務流程

所需材料

一、 總則
流程目的:規范合同的簽訂、履行和付款程序,并最大限度的避免風險。 

適用范圍:適用于公司簽署的所有經濟類合同的管理,不適用于勞動合同等其他類合同的管理。 

二、 合同審批流程圖

合同審批共包括7個環節:繕制合同文本、審核業務風險、審核法律風險、審核財務風險、審批、簽署合同和登記存檔。

三、 合同審核審批流程詳細說明

1、  繕制合同文本(F1)
繕制合同文本是指根據雙方協商的結果及相關資料起草合同文本的過程。只有采用非標準樣本的合同需要繕制合同文本。 

工作內容:
①、 收集相關信息:在繕制非標準合同文本之前,公司相關人員必須收集相關信息,包括業務協商的結果、公司以前的合同樣本、類似合同的標準樣本等,作為起草合同文本的基礎,同時將相關資料作為合同附件。
②、 制定合同框架:根據合同的價格條款、交易方式等條件,同一類型的合同也具有不同的框架體系,因此,在起草非標準合同文本之前,必須先確定合同的框架體系,根據價格條款、交易方式確定應包括的合同類型。
③、 起草合同文本:對于合同框架中的非標準合同,合同文本的起草必須遵循《中華人民共和國民法通則》及《中華人民共和國合同法》等相關法律、法規的規定,保證條款的合法性、嚴密性和可行性。對于關鍵條款,如數量條款、質量條款、價格條款、付款方式、付款時間、違約條款等,必須向公司的法律顧問咨詢,保證用詞準確,沒有歧義,同時還必須對合同的盈虧狀況進行預測。
④、 上報合同:在起草完合同文本之后,相關業務人員必須仔細檢查合同的各項條款,保證內容完整,用詞準確,沒有文字錯誤。并將檢查過的合同文本及盈虧預測等相關附件上報上級主管。 2、審核業務風險(F2)
審核業務風險主要是評價合同的業務前景、業務利潤和回款風險。 

工作內容:
①、 評價業務前景:公司的部門主管在拿到業務員繕制的合同文本后,首先需要對業務的發展前景進行評估。對于有發展潛力的業務,可以考慮適當增加優惠條款,以維護雙方的長期合作關系;對于臨時性和沒有發展潛力的業務,必須對其它業務風險進行嚴格審核,并提出修改建議。

②、  評價業務利潤:在確定了業務的發展前景之后,部門主管需要根據業務發展前景來確定合同的利潤水平,同時將合同的盈虧預測與相應的利潤水平作對比。如滿足利潤要求,則簽字同意,否則提出修改建議。
③、 評價風險控制措施:在合同滿足了業務發展需求和利潤要求之后,還必須對合同中的風險控制措施進行評估,檢查合同條款是否對可能出現的風險采取了恰當的規避措施。如果規避措施得當,則簽字同意,否則提出修改建議。         

3、 審核法律風險(F3)
審核法律風險是對合同的合法性、嚴密性、可行性進行審核。這項工作由公司的法律顧問全面負責。只有非標準樣本合同需要進行法律風險審核。

工作內容:

①、  審核合法性 A. 當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力; B. 合同內容是否符合國家相關法律、法規和政策的規定; C. 當事人的意思表達是否真實、一致,權利、義務是否平等; D.
訂約程序是否符合法律規定。
②、 審核嚴密性
A.     合同應具備的條款是否齊全; B. 當事人雙方的權利、義務是否具體、明確; C.
文字表述是否確切無誤。
③、  審核可行性
A.     當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件; B. 預計取得的經濟效益和可能承擔的風險; C.
合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
④、 修改合同文本
    在公司的法律顧問對合同文本提出修改建議后,相關業務人員必須嚴格依據修改意見對合同文本進行修改,保證合同的合法性、嚴密性和可行性。
4、 審核財務風險(F4)
審核財務風險是評價合同的資金調撥、付款條件和財務費用。 工作內容:
①、  評價付款條件:對于銷售合同,根據對方的信用等級評價合同的付款條件,可以有效的降低企業的財務風險;對于采購合同,采用有利的付款條件,可以降低企業的資金成本,并提高公司的資金周轉率。因此,財務部門必須審核合同的付款條件,并提出審核意見。

②、評價合同的資金調撥:公司的財務部門需要根據公司的資金狀況對合同的資金調撥提出建議,使合同執行中資金的流入、流出滿足公司整體的資金計劃安排。
③、 評價合同的贏利性:以貸款方式支付合同貨款或其它費用時,必須考慮資金成本,從財務角度對合同的贏利性進行預測。因此,財務部門必須在考慮了財務費用的基礎上,對合同的盈虧進行預測,從財務角度提出合同贏利性的意見。

5 、 審批(F5)
    審批是指公司總經理對合同做出最后的決策。

1)、 工作內容:公司總經理在業務風險評價表和財務風險評價表的基礎上,根據對業務特點及公司資金狀況的了解,對合同的業務風險和財務風險做出綜合評價。若同意部門主管對業務風險和財務風險的評價,則簽字認可,否則提出審批意見。

 6、  簽署合同(F6)
簽署合同也就是使合同具備法律效力的過程。

1)、  工作內容
①、  確認合同:在合同完成公司內部的審批過程之后,應盡快組織、協調合同相關單位(主要包括用戶、供應商以及合同中所涉及的必須簽章的單位和部門)完成合同在相關單位的確認過程。
②、  簽署合同:在合同完成內部審批和外部審批過程之后,公司必須至少準備三份合同正本(其中兩份供公司內部相關部門使用),由公司總經理和合同相關方的法定代表共同簽字、蓋章,使合同生效。
公司總經理可親自簽署合同,也可簽署授權書,由授權人簽字,完成合同的簽署過程。

 7、  登記存檔(F7)
    合同的登記存檔是公司檔案管理的重要內容。

工作內容:
1)、 填寫合同要素一覽表
合同簽署之后,相關部門的業務人員必須填寫合同信息一覽表,將合同正本中的關鍵條款摘錄出來,滿足日常工作需要。

2)、存檔使用
合同簽署完畢,兩份合同正本應交公司檔案管理部門登記、編號。

公司檔案管理部門在合同登記存檔之后,必須將合同正本交業務相關部門一份,如果是長期合同還應交財務部門保存一份,以便為日常工作提供方便。 四、附則
    合同簽署之后,還會經常發生合同變更的情況,若遇到這種情況,需要提出合同變更申請,在得到公司總經理的認可后,繕制合同備忘錄。備忘錄的編寫同樣必須經過部門主管對業務風險的審核,財務部門對財務風險的審核,并最終得到總經理的審批認可,方能使用。



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